كيفية إيقاف صندوق الوارد الخاص بك مؤقتًا للعمل

كيفية إدارة بريدك الإلكتروني عندما تكون بعيدًا عن المكتب. عملاء البريد الإلكتروني الرئيسيون لديهم كل شيء.

سواء كان ذلك عندما تذهب في إجازة أو لسبب آخر، فإن مسألة ما تفعله بهاتفكرسائل البريد الإلكترونيعندما لا تكون في المكتب ينشأ في كثير من الأحيان. وعليك أيضًا أن تفكر في الكم الهائل من الرسائل التي يمكن أن تتلقاها والتي تنتظر الرد عند عودتك. هناك نصائح وتقنيات يجب تنفيذها، سواء على Gmail أو Apple Mail أوالتوقعاتأو غيرها. خذ الوقت الكافي لإيقاف بريدك الوارد مؤقتًا، وستكون عودتك إلى العمل أسهل بكثير.

رسالة الغياب هي أمفهوممألوفة، ولكن نادرا ما تستخدم على النحو الأمثل. لا يكفي أن تترك ملاحظة تقول فيها أنك لست هناك. يجب أن تكون محدداً، بتاريخ عودتك مثلاً. إن شرح المدة التي ستستغرقها بالغياب، ونوع الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني التي قد تكون لديك، يتيح للشخص الآخر معرفة ما يمكن أن يتوقعه. إذا علم المرسل أنك لن تعود قبل تاريخ معين، فيمكنه اتخاذ الترتيبات اللازمة وفقًا لذلك.

يمكنك أيضًا الإعلان بوضوح أنك لن تقرأ أي رسائل بريد إلكتروني أثناء غيابك. ستكون عودتك إلى العمل أسهل وسيعلم المرسلون الذين خصصوا وقتًا لقراءة رسالتك بعيدًا أنه يمكنهم الاتصال بك في هذا الوقت.

علىبريد جوجلبالنسبة للويب، يتم تكوين رسالة الغياب من خلال النقر على العجلة المسننة في الزاوية اليمنى العليا، ثم النقر على "عرض جميع الإعدادات" و"عام" و"الرد التلقائي". في Apple Mail، اتصل ببوابة الويب iCloud، وانقر على أيقونة الترس في أعلى اليمين وعلى "التفضيلات" ثم "الرد التلقائي". في Outlook web، انقر فوق العجلة المسننة ثم اختر "عرض كافة إعدادات Outlook" و"البريد الإلكتروني" و"الردود التلقائية".

يمكنك بالفعل استخدام القواعد والمرشحات لإدارة البريد الوارد الخاص بك عندما تكون في المكتب. يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا عندما لا تكون هناك. من خلال وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني الواردة كمقروءة وأرشفتها بشكل صحيح، ستقلل عدد الرسائل غير المقروءة عند عودتك.

تعتمد فعالية النظام على عملك واستخدامك للبريد الإلكتروني وعدد من العوامل الأخرى. يمكنك وضع علامة على جميع رسائل البريد الإلكتروني الداخلية لشركتك كمقروءة وأرشفتها عندما لا تعمل. أو ربما يمكنك تصفية النشرات الإخبارية التي تستحق القراءة عندما تكون في المكتب، ولكن يمكنك الاستغناء عنها عندما لا تكون هناك. يتعلق هذا في الواقع بالتأكد من أن عميل البريد الإلكتروني الخاص بك يدير الرسائل نيابةً عنك.

في Gmail، يتم تخزين المرشحات في "عرض جميع الإعدادات"، ثم "المرشحات والعناوين المحظورة" و"إنشاء مرشح". فيبريد أبلعلى نظام التشغيل MacOS، انقر فوق "البريد" و"الإعدادات" و"القواعد" و"إضافة قاعدة". في Outlook للويب، انقر فوق العجلة المسننة، ثم حدد "عرض كافة إعدادات Outlook"، و"البريد الإلكتروني"، و"القواعد".

عملاء البريد الإلكتروني الرائدون لديهم كل شيء

كلما تم إعداد البريد الوارد الخاص بك بشكل أفضل، كلما كان أفضل عند عودتك. إذا كنت شجاعًا بما فيه الكفاية، فيمكنك وضع علامة على كل شيء كمقروء وأرشفة كل شيء قبل الذهاب في إجازة. سيكون عليك بعد ذلك التعامل مع ما يحدث أثناء غيابك.

هناك نقطة أخرى يجب وضعها في الاعتبار، إذا استطعت: تفويض إدارة البريد الوارد الخاص بك إلى زميل. حتى لو كان ذلك فقط للتحقق من الرسائل وتحديد أهمها. قد ترغب أيضًا في الإشارة إلى جهة اتصال أو اثنتين لمساعدتك أثناء إجازتك في الرد التلقائي.

يمتلك بعض عملاء البريد الإلكتروني أدوات محددة مفيدة جدًا. في Gmail للويب، على سبيل المثال، يمكنك سحب الرسائل وإسقاطها بين علامات التبويب وإخبار Gmail أن يتذكر اختيارك. سيتم تلقائيًا وضع الرسائل الواردة بشكل صحيح نيابةً عنك، ويجب أن تكون علامة التبويب "الرئيسية" أقل امتلاءً.

أداة خارجية مثليرتديتيح لك Gmail وOutlook إيقاف وصول رسائل البريد الإلكتروني مؤقتًا لفترة زمنية معينة.SaneBoxمن جانبها، تنشر الخوارزميات بناءً علىالذكاء الاصطناعيلتحديد رسائل البريد الإلكتروني الواردة المهمة حقًا.

هل يعجبك المحتوى الخاص بنا؟

احصل على أحدث منشوراتنا كل يوم مجانًا ومباشرة في صندوق الوارد الخاص بك