Microsoft Outlook هو عميل بريد إلكتروني مليء بالميزات. إليك 5 نصائح مفيدة جدًا يوميًا.
ومع تفشي الوباء، أصبح العمل عن بعد أو العمل المختلط واسع الانتشار للغاية. الشركات الكبيرة والصغيرة، بما في ذلك العمالقة أبل، وجوجل،فيسبوكواعتمدت شركة تويتر وتويتر سياسات العمل من المنزل على مدار العامين الماضيين.
سواء كنت تعمل لدى شركة تكنولوجية عملاقة أو شركة صغيرة، قد يكون من المجهد للغاية التوفيق بين الاجتماعات الافتراضية والزملاء في مناطق زمنية مختلفة وإشعارات Slack ومحادثات البريد الإلكتروني الطويلة.مايكروسوفتالتوقعاتيقدم عددًا من الميزات التي تجعل حياتك الرقمية اليومية أسهل.
فيما يلي بعض النصائح والحيل المفيدة جدًا.
إدارة الإجتماعات
من السهل دعوة الأشخاص إلى اجتماع عبر Outlook، ولكن يمكنك أيضًا تتبع الحضور بسهولة، سواء كنت منظمًا أو مجرد حاضر. وإليك الطريقة:
- افتح مايكروسوفت أوتلوك.
- افتح لوحة التقويم واختر حدثًا.
- ضمن خيارات الرد، يجب أن ترى اسم الشخص الذي دعاك وعدد الأشخاص الذين تفاعلوا مع هذه الدعوة.
- اضغط على هذا الرقم لمعرفة من قبل ومن رفض ومن لا يعرف ومن لم يستجب.
إذا كنت تستضيف اجتماعًا، فلديك المزيد من الخيارات عن طريق فتح النموذج في نافذة جديدة. يمكنك استخدام ميزات مثل مساعد الجدولة للحصول على فكرة عن مدى توفر الجميع وبعض خيارات الاستجابة.
إدارة المنطقة الزمنية
بيئات العمل المختلطة موجودة لتبقى، وهذا يعني أن الموظفين قد لا يكونون في العمل في نفس الوقت كما لو كانوا حاضرين فعليًا في المكتب. من المهم أكثر من أي وقت مضى أن تكون على دراية بهذا وأن تحترم جداول الجميع. وبدلاً من إجراء الحسابات في رأسك في كل مرة تريد فيها جدولة شيء ما، يمكنك إضافة منطقة زمنية أخرى في Outlook:
- افتح لوحة التقويم في Outlook.
- اختر حدثًا جديدًا وافتحه في نافذة جديدة.
- انقر على معالج التخطيط.
- انقر على أيقونة الكرة الأرضية بجوار زر "طوال اليوم" الذي يشير إلى المناطق الزمنية إذا تركت المؤشر فوقها.
- اترك حقلاً للتوقيت المحلي الخاص بك وابحث عن المدينة التي تختارها في منطقة زمنية أخرى.
- انقر فوق تم.
سيعيدك Outlook بعد ذلك إلى مسودة الدعوة وسترى المناطق الزمنية جنبًا إلى جنب. ينطبق هذا فقط على الدعوة التي تعمل عليها، فلن تراها طوال الوقت.
جدولة البريد الإلكتروني
يمكنك أيضًا جدولة رسائل البريد الإلكتروني حتى لا تصل في أوقات غريبة. وإليك كيفية القيام بذلك:
- اكتب بريدك الإلكتروني، لكن لا تنقر فوق "إرسال".
- انقر فوق السهم الصغير لأسفل بجوار إرسال.
- اختر إرسال لاحقًا. سيتم فتح نافذة تسمح لك باختيار التاريخ والوقت.
يقترح Outlook فترات زمنية مدتها 30 دقيقة افتراضيًا، ولكن إذا كنت تريد حقًا إرسال بريد إلكتروني في الساعة 4:17 مساءً، فيمكنك إدخال الوقت يدويًا.
لا توجد علامة تبويب مخصصة لرسائل البريد الإلكتروني المجدولة، ولكن يمكنك العثور عليها في علامة التبويب "المسودات" (حتى يتم إرسالها). تشير رسالة البريد الإلكتروني أيضًا إلى أنه تمت جدولتها حتى لا تقوم بحذفها عن طريق الخطأ.
التنقل السريع بين النوافذ المتعددة
إذا كنت تقوم بمهام متعددة، وتتنقل بين طرق عرض Outlook المتعددة وتشعر وكأنك تهدر الوقت في كل مرة، فاعلم أن لوحة التنقل يمكن أن توفر لك الوقت. إذا كنت بحاجة إلى فتح التقويم وصندوق الوارد في نفس الوقت، فانقر بزر الماوس الأيمن واختر فتح في نافذة جديدة. تعد هذه الميزة أكثر فعالية مع أدوات Snap Layout وSnap Group في نظام التشغيل Windows 11.
كتم المحادثات
من المحتمل أنك وجدت نفسك بالفعل في محادثة عبر البريد الإلكتروني مع النقر فوق الزر "الرد على الكل" عن طريق الخطأ. إذا كانت المحادثة نشطة بشكل خاص ولم تعد ترغب في التعرض للمضايقات من خلال الإشعارات، فيمكنك أن تطلب تجاهل المحادثة المذكورة. سيؤدي هذا إلى إزالته من كل ما تبذلونه منالملفاتباستثناء المجلد المرسل، بالإضافة إلى الردود الجديدة على هذا البريد الإلكتروني.
وإليك كيفية القيام بذلك:
- افتح بريدًا إلكترونيًا.
- انقر على الأيقونة التي تحتوي على النقاط الثلاث الصغيرة في شريط الأدوات.
- انقر فوق تجاهل.
- سيسألك Outlook عما إذا كنت متأكدًا من رغبتك في تجاهل المحادثة. انقر فوق موافق.
إذا كنت تريد حلاً أقل دائمًا، فيمكنك اختيار تكرار المحادثة. في نفس شريط الأدوات، انقر فوق "تكرار" واختر المدة. لن تنزعج بعد الآن من الردود في هذه المحادثة طوال المدة التي تختارها.
الخلاصة
هل يعجبك المحتوى الخاص بنا؟
احصل على أحدث منشوراتنا كل يوم مجانًا ومباشرة في صندوق الوارد الخاص بك